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工程机械学院会议室使用管理规定
发布日期:2018-09-10   作者:  点击:[]

学院会议室是学院举办各种活动及会议的工作场所,为加强管理,规范有序使用,特制定本会议室使用管理规定。

一、会议室的管理

学院办公楼二层会议室和四层学术报告厅,由学院办公室负责管理,其职责是:

负责室内桌椅和设备的日常维护管理;

协调安排会议室的使用;

负责会议室物品的使用管理和日常的清洁卫生;

负责会议室的安全、消防等工作。

二、会议室的使用原则

优先保证学院重要会议;

安排学生招聘会及学院领导主办的会议及活动;

学院会议室原则上不对外单位开放。

三、会议室的使用程序

凡使用会议室的单位,必须提前三天与院办联系,并将使用时间、内容、使用要求等进行登记,以免造成场地冲突,学院办公室视使用情况给予安排;

开会前半小时使用单位联系人到院办联系,并与学院办公室工作人员进行交接,并办理相关手续;

会议期间会议室的卫生、照明、空调的使用及所有会务工作由主办单位负责,会议用品(包括纸杯、茶叶、面巾纸等)均由会议主办单位负责,学院办公室提供饮水;

会议室的多媒体投影扩音系统操作较为复杂,必须在学院办公室工作人员指导下开启,使用人私自盲目操作而造成的设备损坏,由使用人负责赔偿。

会议结束后,使用单位负责做好以下工作:

清洁会议室卫生,摆放好桌椅;

检查关闭会议室所有电器设备的电源和会议室门窗;

交还钥匙时,院办进行检查,检查不合格,院办有权督促使用单位重新整理。

使用单位要爱护会议室的设备和桌椅,按照设备操作规程操作;严禁在会议桌上放置推移硬物,以免划伤桌面。凡损坏丢失会议室设备物品,应由使用单位负责赔偿。

四、本办法解释权在学院办公室。

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